Sistem Perencanaan SDM

Manajemen Sumber Daya Manusia

Tugas Softskill

Nama: Setiyowati Miranda

NPM: 26215492

Kelas: 4EB08

1. Pengertian dan Tujuan Perencanaan SDM

Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa datang bagi sebuah organisasi. Dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM berarti usaha untuk mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas maupun kualitas. Sedangkan dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja di masa datang, perencanaan SDM lebih menekankan adanya usaha peramalan (forecasting) mengenai ketersediaan tenaga kerja yang didasarkan pada kebutuhan sesuai dengan rencana bisnis di masa datang.

Dengan kata lain, tujuan perencanaan SDM adalah untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin agar memiliki sejumlah pekerja yang memenuhi persyaratan/kualifikasi dalam mengisi posisi yang kosong kapanpun dan apapun posisi tersebut. Dengan tersedianya informasi tentang kebutuhan dan kualifikasi yang diinginkan, maka dalam pelakasanaan rekrutmen, seleksi, penempatan, pemeliharaan, pengembangan, dan pemberian kesejahteraan karyawan akan lebih mudah dan terkendali.

Tujuan Perencanaan SDM

1. Memperbaiki pemanfaatan Sumber Daya Manusia.

2. Menyesuaikan aktivitas Sumber Daya Manusia dan kebutuhan masa secara efisien

3. Meningkatkan efisiensi dalam menarik pegawai baru.

4. Melengkapi informasi sumber daya manusia yang dapat membantu kegiatan SDM dan unit organisasi lain.

2. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Perencanaan SDM

Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain:

1. Lingkungan Ekternal

Perubahan – perubahan lingkungan sulit di prediksi dalam jangka pendek dan kadang – kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka yang panjang. Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang sangat besar tetapi sulit diestimasikan. Sebagai salah satu contoh inflasi pengangguran dan tingkat bunga yang sering terjadi merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan. Kondisi politik hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai bidang di bagian personalia, perubahan sikap, perilaku dan sebagainya. Sedangkan perubahan – perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dahsyat merupakan contoh jelas perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.
Para pesaing merupakan suatu tantangan ekternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh “pembajakan” manajer akan memaksakan perusahaan akan selalu menyiapkan pengantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia.

2. Keputusan – keputusan Organisasional

Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia. Rencana strategi perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh. Ini mengikat perusahaan dalam jangka waktu yang panjang untuk mencapai sasaran – sasaran seperti tingkat tingkat pertumbuhan produk baru atau segmen baru. Sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang di butuhkan di dalam waktu yang akan datang. Dalam jangka pendek para perancana menterjemahkan rencana – rencana strategis menjadi oprasional dalam bentuk anggaran. Besar anggaran tepengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia. Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia. Jangka pendek. Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru. Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat keterampilan yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang.

3. Faktor-faktor Ketersediaan Karyawan

Permintaan sumber daya manusia dimodifikasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan. Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

3. Hubungan antara Perencanaan SDM dan Anggaran

Antara manajemen sumber daya manusia dengan anggaran terdapat hubungan yang sangat erat. Pengaruh nilai terhadap perencanaan sumber daya manusia sangat jelas pada hubungan ini. Hubungan tersebut dapat dilihat dalam beberapa hal sebagai berikut :

· Anggaran merupakan pusat pertemuan antara polotik dengan administrasi publik, dan merupakan proses lewat mana konflik-konflik nilai diatasi dan diterjemahkan ke dalam program-program kongret melalui pengalokasian sumber-sumber daya yang langka ke tujuan-tujuan program.

· Karena gaji dan tunjangan merupakan 50 hingga 70% dari pengeluaran instansi pemerintah, nota keuangan yang paling vital yang disampaikan oleh pimpinan eksekutif, atau dianggarkan oleh lembaga legislatif, merupakan pengeluaran untuk gaji dan tunjangan. Alat yang paling umum digunakan oleh lembaga legislatif untuk mempengaruhi besarnya dan arah dari program instansi adalah pembatasan anggaran atas sejumlah kedudukan dan dialokasiakan untuk suatu instansi, dan tingkat gaji dan tunjangan yang diperuntukkan bagi jabatan-jabatan instansi pemerintah. Oleh karena itu persiapan anggaran dan proses persetujuan merupakan saran melalui mana lingkup dari pada administrasi publik perhubungan dengan lonteks politik lebih luas.

4. Anggaran dan Manajemen Keuangan

A. Anggaran.

Suatu perusahaan didirikan dengan maksud untuk mencapai tujuan. Agar tujuan tersebut dapat tercapai diperlukan suatu perencanaan dan pengendalian yang baik melalui anggaran.
Pengertian Anggaran:

· Menurut M. Munandar dalam bukunya “Budgeting, Perencanaan Kerja, Pengkoordinasian Kerja, Pengawasan Kerja”, yaitu :“Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi segala kegiatan, yang dinyatakan dalan unit (kesatuan) moneter dan berlangsung untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang”.

· Menurut Mulyadi dalam bukunya “Akuntansi Manajemen”, sebagai berikut : “Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif, yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain, yang mencakup jangka waktu satu tahun”.

· Sedangkan pengertian anggaran menurut Narumondang Bulan Siregar dalam bukunya “Penyusunan Anggaran Perusahaan Sebagai Alat Manajemen Dalam Pencapaian Tujuan”, menyatakan bahwa : “Anggaran adalah suatu pendekatan yang formal dan sistematis dari pelaksanaan tanggung jawab manajemen didalam perencanaan, koordinasi, dan pengawasan”.

Macam-macam Anggaran.

Anggaran yang lengkap dan menyeluruh terdiri dari beberapa unsur yang masing-masing unsur merupakan suatu paket anggaran yang dapat dibedakan satu dengan yang lainnya.

Menurut M. Nafarin dalam bukunya “Penganggaran Perusahaan”, anggaran dapat dikelompokkan dari beberapa sudut pandang berikut ini :

· Menurut Dasar Penyusunan

· Menurut Cara Penyusunan

· Menurut Jangka Waktunya

· Menurut Bidangnya

Adapun penjelasan dari pengelompokan anggaran tersebut diatas adalah sebagai berikut:

Menurut Dasar Penyusunan, anggaran terdiri dari :

· Anggaran Variabel, yaitu anggaran yang disusun berdasarkan interval kapasitas tertentu dan pada intinya merupakan suatu seri anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat-tingkat aktivitas kegiatan yang berbeda.

· Anggaran Tetap, anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat kapasitas tertentu. Anggaran tetap disebut juga anggaran statis.

Menurut Cara Penyusunan, anggaran terdiri dari :

· Anggaran Periodik, anggaran yang disusun untuk satu periode tertentu dan pada umumnya periodenya satu tahun yang disusun setiap akhir periode anggaran.

· Anggaran Kontinu, anggaran yang dibuat untuk mengadakan perbaikan anggaran yang pernah dibuat (misalnya tiap bulan diadakan perbaikan sehingga anggaran yang dibuat dalam setahun mengalami perubahan).

Menurut Jangka Waktunya, anggaran terdiri dari :

· Anggaran Jangka Pendek, adalah anggaran yang dibuat dalam jangka waktu paling lama satu tahun(misalnya anggaran untuk keperluan modal kerja).

· Anggaran Jangka Panjang, adalah anggaran yang dibuat dalam jangka waktu lebih dari satu tahun (misalnya anggaran untuk keperluan investasi barang modal atau disebut juga anggaran modal).

Menurut Bidangnya, anggaran terdiri dari :

· Anggaran Operasional, adalah anggaran untuk menyusun anggaran laporan laba rugi. Anggaran Operasional terdiri dari :

o Anggaran Penjualan

o Anggaran Biaya Pabrik

o Anggaran Beban Usaha

o Anggaran Laporan Laba Rugi

· Anggaran Keuangan, adalah anggaran untuk menyusun anggaran neraca. Anggaran Keuangan antara lain terdiri dari :

o Anggaran Kas

o Anggaran Piutang

o Anggaran Persediaan

o Anggaran Utang

o Anggaran Neraca

Karakteristik Anggaran

Karakteristik anggaran yang dinyatakan oleh Robert N. Anthony dan Vijay Govindarajan dalam bukunya “Sistem Pengendalian Manajemen” yang diterjemahkan oleh F.X. Kurniawan Tjakrawala, mengatakan bahwa anggaran memiliki karakteristik sebagai berikut :

Anggaran memperkirakan keuntungan yang potensial dari unit usaha
Dinyatakan dalam istilah moneter, walaupun jumlah moneter mungkin didukung dengan jumlah non moneter
Biasanya meliputi waktu selama satu tahun
Merupakan perjanjian manajemen, bahwa manajer setuju untuk bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dari anggaran
Usulan anggaran diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang lebih tinggi dari pembuat anggaran
Sekali setuju anggaran hanya dapat diubah dalam kondisi tertentu
Secara berkala kinerja keuangan aktual dibandingkan dengan anggaran dan perbedaannya dianalisis dan dijelaskan

Manfaat Anggaran

Menurut M. Nafarin dalam bukunya “Penganggaran Perusahaan”, manfaat anggaran yaitu:

Dengan adanya anggaran segala kegiatan dapat terarah pada pencapaian tujuan utama, dapat digunakan sebagai alat menilai kelebihan dan kekurangan pegawai, dapat memotifasi pegawai, menimbulkan tanggung jawab tertetu pada pegawai, menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu, dan sebagai sumber dana seperti tenaga kerja, peralatan, dan dana dapat dimanfaatkan seefisien mungkin.

Sedangkan menurut Winardi dalam buku “Penyusunan Anggaran Perusahaan Sebagai Alat Manajemen Dalam Pencapaian Tujuan, manfaat anggaran yaitu :

Dengan adanya anggaran akan terdapat perencanaan terpadu, terdapatnya pedoman pelaksanaan kegiatan perusahaan, terdapat alat koordinasi dalam perusahaan, terdapat alat pengawas yang baik, serta akan terdapatnya alat evaluasi kegiatan perusahaan.

Penyusunan Anggaran

Menurut Mulyadi dalam bukunya “Akuntansi Manajemen (Konsep, Manfaat dan Rekayasa)”, yang dimaksud dengan penyusunan anggaran adalah sebagai berikut :

Penyusunan anggaran merupakan proses penetapan peran setiap manajer dalam melaksanakan program anggaran.

Penyusunan anggaran biasanya dilaksanakan oleh komite anggaran, komite tersebut anggotanya terdiri atas para manager pelaksana fungsi-fungsi pokok perusahaan sesuai dengan prinsip keperansertaan. Anggota tersebut meliputi manager pemasaran, manager produksi, manager teknik, manager keuangan, dan manager akuntansi.

B. Manajemen Keuangan

Definisi Manajemen Keuangan menurut Bambang Riyanto adalah keseluruhan aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan usaha mendapatkan dana yang diperlukan dengan biaya yang minimal dan syarat-syarat yang paling menguntungkan beserta usaha untuk menggunakan dana tersebut seefisien mungkin.

Sedangkan, definisi Manajemen Keuangan menurut para ahli:

Liefman : Manajemen Keuangan merupakan usaha untuk menyediakan uang dan menggunakan uang untuk mendapat atau memperoleh aktiva.
Suad Husnan : Manajemen Keuangan ialah manajemen terhadap fungsi-fungsi keuangan.
Grestenberg : how business are organized to acquire funds, how they acquire funds, how the use them and how the prof ts business are distributed.
James Van Horne : Manajemen Keuangan adalah segala aktivitas yang berhubungan dengan perolehan, pendanaan dan pengelolaan aktiva dengan tujuan menyeluruh.
J. L. Massie : Manajemen keuangan adalah kegiatan operasional bisnis yang bertanggung jawab untuk memperoleh dan menggunakan dana yang diperlukan untuk sebuah operasi yang efektif dan efisien.
Howard & Upton : Manajemen keuangan adalah penerapan fungsi perencanaan & pengendalian fungsi keuangan.
JF Bradley : Manajemen keuangan adalah bidang manajemen bisnis yang ditujukan untuk penggunaan model secara bijaksana & seleksi yang seksama dari sumber modal untuk memungkinkan unit pengeluaran untuk bergerak ke arah mencapai tujuannya.

5. Forecasting SDM

Forecasting juga bermakna usaha peramalan ( prediksi ) kebutuhan-kebutuhan karyawan ( paling tidak secara informal ) diwaktu yang akan datang yang didasarkan pada ketajaman perencanaan SDM kedepan.ada beberapa metode forecasting sumber daya manusia yang dikenal, yaitu:

1. Inkrementalisme (atau dekrementalisme) merupakan metode perkiraan yang memproyeksikan perubahan-perubahan garis lurus dalam kebutuhan pegawai berdasarkan fluktuasi anggaran.

2. Collective opinion, teknik ini meliputi pengumpulan informasi dari berbagai sumber didalam dan diluar organisasi dan kemudian mencapai kesepakatan kelompok mengenai penafsiran data tersebut.

3. Categorical and Cluster forecasting, teknik kategori ini memperkirakan kebutuhan lebih lanjut untuk berbagai kelompok kedudukan dan teknik kluster ini memperkirakan kelompok-kelompok bersama kedudukan tersebut dengan syarat dan tuntutan akan ketrampilan umum. Ini sering dipakai dalam organisasi yang besar.

4. Modeling, metode ini menggunakan matematis dan komputer dimana para manager harus menggunakan teknik-teknik model untuk memperkirakan permintaan dan penawaran sumber daya manusia. Asumsi ini didasarkan pada keadaan ekonomi, perkembagan teknologi, sistem pendidikan, persaingan para majikan, sifat dasar pasar tenaga kerja, sistem kompensasi, jumlah lowongan dan praktek rekruitmen.

Faktor – faktor yang mempengaruhi Forecast

1. Faktor eksternal à Persediaan karyawan berdasarkan analisa pasar tenaga kerja serta tren kondisi kependudukan sehingga ada kerjasama antara penyedia tenaga kerja dengan perusahaan dengan menjamin kuantitas dan kualitas karyawan.

a. Faktor pesaing faktor ini secara langsung berpengaruh rencana strategi (taktik) sebuah organisasi.

b. Faktor sosial politik dan hukum faktor- faktor ini tidak boleh diabaikan dalam sebuah organisasi termasuk juga dalam melakukan perencanaan SDM, faktor ini yang menempatkan penguasaan bahasa asing, khususnya bahasa inggris yang semakin penting dalam bekomunikasi telah mengharuskan organisasi menjadikan sebagai pertimbangan yang besar pengaruhnya dalam perencanaan SDM.

c. Faktor teknologi untuk meningkatkan produktifitas dan kualitasnya baik untuk memenuhi keinginan dan kebutuhan konsumen yang juga terus meningkat kualitasnya.

d. Faktor ekonomi nasional dan industrifaktor pesaing merupakan wujud dari tantangan yang semakin berat dalam dunia bisnis, bagi suatu organisasi akan mempengaruhi pasar bagi produknya baik berupa barang atau jasa, untuk merebut dan memenangkan sebuah organisasi diperlukan SDM yang kompetitif

2. Faktor internal à Menghitung jumlah para karyawan serta mengevaluasi kemampuan mereka sebagai bentuk adanya kemungkinan untuk penugasan para karyawan untuk mengisisi lowongan – lowongan pekerjaan yang akan datang. Rencana strategik dan rencana operasional (taktik)

a. Anggaran (cost) SDM dilingkungan organisasi perusahaan

b. Rencana strategik dan rencana operasional

c. Peramalan (prediksi) produksi dan penjualan

d. Faktor bisnis baru

e. Faktor desain organisasi dan desain pekerja

f. Faktor keterbukaan

3. Faktor ketenagakerjaan à untuk meningkatkan kecermatan dalam menyusun perencanaan tenaga kerja atau SDM kedepan.

a. Perekrutan karyawan baruPensiun, PHK, Meninggal dunia, dan karyawan yang sering absen, sehingga tidak luput dari prediksi manajemen SDM dan harus ada penggantinya

b. Penempatan karyawan kerjaPromosi ( kenaikan pangkat ), pindah, dan kaeryawan yang mendapat tugas pelatihan diluarjuga harus diperhitungkan, baik dengan cara pergantian maupun rancangan penempatanyang lebih tepat.

Teknik – teknik Forcasting

1. Teknik Delphi

Para perencana departemen personalia berfungsi sebagai penengah, menyimpulkan berbagai pendapat dan melaporkan kesimpulan-kesimpulan kembali ke para ahli, kemudia para ahli melakukan survei lagi setelah mereka menerima umpan balik tersebut, kegiatan ini di ulang sampai para ahli mencapai konsensus.

2. Analisis trend

Ada dua metode forecasting yang paling sederhana yaituEkstrapolasi adalah mendasarkan pada tingkat perubahan di masa lalu untuk membuat proyeksi di akan datang. indeksi adalah kebutuhan karyawan diwaktu yang akan datang dengan menandai tingkat perkembangan karyawan secara indeks.