Desain Pekerjaan dan Analisis Pekerjaan

Manajemen Sumber Daya Manusia

Tugas Softskill

Nama: Setiyowati Miranda

NPM: 26215492

Kelas: 4EB08

1. Elemen-elemen Desain Pekerjaan.

· Elemen organisasional

Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan bersangkutan dengan efisiensi. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran maksimum. Elemen-elemen organisasional mencakup pendekatan mekanistik, aliran kerja, dan praktek-praktek kerja.

· Elemen lingkungan

Aspek kedua desain pekerjaan berkaitan dengan elemen-elemen lingkungan. Seperti hampir dalam semua kegiatan personalia, para perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancangan pekerjaan-pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya karyawan potensial, dan pengharapan-pengharapan sosial.

· Elemen keperilakuan

Ada beberapa elemen keprilakuan yang perlu dipertimbangkan dalam desain pekerjaan yaitu :

o Otonomi yang berarti mempunyai tanggung jawab atas apa dilakukan.

o Variasi yang apabila kurangnya variasi pekerjaan maka akan menimbulkan kebosanan, selanjutnya menimbulkan kelelahan sehingga timbul kesalahan-kesalahan

o Identitas tugas, bila pekerjaan tidak mempunyai identitas menimbulkan karyawan kurang tanggung jawab atau kurang puas atas hasil pekerjaannya

o Umpan balik, bila pekerjan memberikan umpan balik atas seberapa baik pekerjaan maka karyawan termotivasi untuk melaksanakan dengan baik

2. Trade off yang dihadapi oleh pare perancang pekerjaan perusahaan yaitu:

· Produktivitas versus spesialisasi:

Tambahan spesialisasi akan menaikkan output sampai pada titik tertentu, apabila ada kenaikan spesialisasi maka output mengalami penurunan, karena adanya kebosanan atas pelaksanaan tugas yang terus menerus. Output dapat ditingkatkan dengan mengurangi spesialisasi pekerjaan.

· Kepuasan kerja versus spesialisasi:

Kepuasan kerja akan meningkat sejalan dengan kenaikan spesialisasi, dan tambahan tambahan spesialisasi mengakibatkan kepuasan kerja akan menurun. Pekerjaan tanpa spesialisasi membuat karyawan membutuhkan waktu lama untuk mempelajari pekerjaan tersebut sampai mampu untuk melakukannya. Kepuasan kerja akan menurun karena kurangnya otonomi, variasi dan identitas tugas. Produktivitas terus naik bile kebaikan spesialisasi lebih besar daripada kelemahan akibat ketidakpuasan.

· Proses belajar versus spesialisasi:

Pekerjaan yang sangat terspesialisasi lebih mudah dipelajari dibandingkan dengan pekerjaan yang tidak terspesialisasi. Proses belajar pada pekerjaan yang terspesialisasi lebih cepat mencapai standar (ditunjukkan oleh garis putus-putus). Pekerjaan yang tidak terspesialisasi memerlukan waktu lebih lama untuk dipelajari.

· Perputaran karyawan versus spesialisasi:

Spesialisasi pekerjaan dapat dengan mudah dan cepat dipelajari, tapi biasanya kepuasan yang diperoleh lebih rendah, kepuasan yang rendah ini akan menyebabkan tingkat perputaran tenaga keda tinggi (turn over manpower).

3. Pengertian Analisis Pekerjaan

Analisis Pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan mengamati cara atau mengadakan interview terhadap pekerja, dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standart kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.

4. Arti pentingnya Analisis Jabatan

Analisis pekerjaan adalah studi sistematis mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan, serta pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan adalah titik awal untuk hampir semua fungsi personalia dan analisis ini sangat penting untuk mengembangkan cara penilaian personalia (Wheaton & Whetzel, 1997).

Analisis pekerjaan dilakukan oleh individu yang sungguh memahami orang-orang, pekerjaan dan keseluruhan sistem organisasi. Dalam realitanya analisis pekerjaan dilaksanakan oleh pakar job analysis, Job Analyser dari luar, supervisor, dan manager. Orang yang menganalisis pekerjaan harus terlatih dalam metode penelitian dasar selain itu juga harus ahli dalam teknik pengukuran objektif agar dapat menghasilkan analisis yang akurat.

Dalam proses analisis pekerjaan terdapat tiga tahapan penting yaitu :

1. Mengumpulkan informasi

2. Menganalisis dan mengelola informasi jabatan

3. Menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku.

Analisis pekerjaan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan).

Analisis pekerjaan adalah suatu proses, sedangkan produknya adalah deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan. Analisis pekerjaan pada intinya terdiri dari rangkaian sejumlah informasi yang digali melalui pertanyaan-pertanyaan tertentu. Pertanyaan dalam analisis pekerjaan itu dapat dirumuskan sebagai berikut :

· What : menanyakan tentang apa yang dikerjakan pada jabatan tersebut atau tugas-tugas apa sajakah yang terdapat pada jabatan tersebut.

· How : terkait dengan informasi tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan atau tugas-tugas dalam jabatan tersebut atau terkait dengan cara/ prosedur pelaksanaan tugas.

· Why : menyangkut penggalian informasi tentang mengapa tugas-tugas dalam jabatan tersebut dilakukan atau untuk tujuan apa tugas-tugas tersebut dikerjakan.

· Skill involved : kecakapan/ kepandaian/ ketrampilan apakah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan/ tugas-tugas tersebut.

Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar. Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat diperlukan dalam sebuah organisasi :

1. Organisasi baru dibentuk. Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya dengan alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru muncul atau dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan organisasi lain yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka penting sekali untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukannya.

2. Pembentukan suatu pekerjaan baru. Alasan ini mengadu pada munculnya jenis pekerjaan yang baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan sebelumnya. Bila organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis pekerjaan yang baru, maka uraian jabatan tidak perlu dilakukan.

3. Karyawan tidak paham terhadap pekerjaannya. Ada sebagian karyawan, terutama yang baru diterima tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti. Walaupun dalam iklan lowongan pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis pekerjaan apa yang dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk menyamakan pandangan terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan.

4. Tumpang tindih dan konflik. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya seringkali melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam bidang berbeda. Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik terutama dalam hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan oleh belum jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan.

5. Arus kerja tidak lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya proses pada pekerjaan yang lain.

6. Sistem penggajian tidak konsisten. Uraian jabatan akan memberikan batasan-batasan terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis pekerjaan yang dilakukan tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang diperoleh. Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan menyebabkan tidak adanya konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.

5. Tujuan Analisis Pekerjaan

Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :

1. Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.

2. Job classification, penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.

3. Job evaluation, suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

4. Job desing instructuring, meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.

5. Personal requirement/spesifications, berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills), ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.

6. Performance appraisal, tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.

7. Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan.

8. Worker mobility, , untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.

9. Efficiency, ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.

10. Safety, sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.

11. Human resource planning, ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.

12. Legal/quasi legal requirements, aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.

6. Langkah-langkah dalam Analisis Pekerjaan

Dessler (2003;118) menyatakan ada enam langkah dalam analisis pekerjaan. Adapun keenam langkah tersebut adalah sebagai berikut;

1. Menentukan bagaimana untuk menggunakan informasi yang didapat. Mengetahui cara menggunakan data yang diperoleh akan memberikan gambaran bagaimana untuk mengumpulkan data tersebut. apakah dengan menggunakan wawancara atau questionaire.

2. Meninjau informasi dasar dyang relevan, seperti bagan organisasi, bagan proses dan deskripsi pekerjaan.

3. Memilih posisi yang dapat mewakili. Ada banyak pekerjaan yang serupa untuk dianalisis, sehingga perlu mengambil sample pekerjaan tersebut untuk dianalisis.

4. Menganalisis pekerjaan. Mengumpulkan data aktifitas pekerjaan, perilaku karyawan yang dibutuhkan, kondisi pekerjaan, dan sifat serta kemampuan manusia yang dibutuhkan untuk melakukan pekrjaan itu.

5. Memverifikasi informasi analisis pekerjaan kepada pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut dilakukan oleh atasan langsung. hal ini kan membantu mengonfirmasikan bahwa informasi itu benar dan lengkap.

6. Membuiat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah daftar tertulis yang mendeskripsikan aktifitas dan tanggung jawab dari pekerjaan, juga kondisi pekerjaan serta bahawa dan keamanan dari suatu pekerjaan, Spesifikasi pekerjaan meringkas mutu, kualitas dan keterampilan dan latar belakang pribadi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut

7. Jenis Analisis Pekerjaan

1. Analisis Pekerjaan Tradisional (Traditional Job Analysis)

Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan.

2. Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil (Ersult-oriented Jobs Description atau RODs)

Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas.

8. Sifat dari Analisis Jabatan

o Definisinya: Prosedur untuk menetapkan tugas & tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu.

o Melalui analisis jabatan diperoleh informasi: aktivitas kerja, perilaku manusia, mesin-alat-perlengkapan-bantuan kerja yang digunakan, standar kinerja, konteks jabatan & tuntutan manusiawi.

o Kegunaan dari Informasi analisis jabatan : perekrutan & seleksi, kompensasi, penilaian kinerja, pelatihan dan memastikan pengangkatan yg lengkap atas semua tugas.

o Langkah-2 dlm analisis jabatan : Identifikasi pemakaian atas informasi, meninjau informasi latar belakang, pilih posisi untuk dianalisis, analisa, klarifikasi informasi dgn pemegang jabatan, dikembangkan.

9. METODE ANALISIS JABATAN

Analisis jabatan biasanya mengumpulkan informsi jabatan menurutMoekijat (2010:19) yaitu melalui :

1. Daftar pertanyaan mengenai jabatan (job questionnaires) yang diberikan kepada pegawai-pegawai pelaksana atau kepala mereka. Keuntungan metode ini adalah:

a. Ada kemungkinan untuk menyelidiki semua jabatan lebih cepat dari pada dengan metode wawancara.

b. Memberikan kepercayaan kepada pemegang jabatan dan kemampuannya untuk menyusun laporan jabatan.

c. Daftar pertanyaan dapat digunakan untuk memberikan latar belakanginformasi untuk wawancara guna menganalisis jabatan dengan sebaik- baiknya.

d. Untuk memusatkan perhatian pemegang jabatan pada jabatannya.

Kelemahannya :

a. Metode ini hanya dapat dipergunakan bagi pegawai yang dapat membaca dan menulis.

b. Informasi yang diperoleh kadang sering tidak lengkap, tidak teratur, dan kadang tidak bersambung.

2. Wawancara (interview)Wawancara ini dapat dilakukan dengan pegawai-pegawai pelaksana ataudengan kepala mereka atau dengan kedua-duanya.

Keuntungan metode ini adalah :

a. Dapat memperoleh informasi lebih lengkap dan lebih jelas dari pada dengan metode daftar pertanyaan.

b. Memberikan informasi yang dengan tidak segera dapat diselidiki.

Kelemahannya :

a. Metode ini memakan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih mahal dari pada dengan metode daftar pertanyaan.

b. Apabila wawancara ini dilakukan oleh seorang analisis jabatan, istilah-istilah yang dipergunakan sering ditafsirkan salah oleh pegawaidan sebaliknya.

3. Buku catatan harian (logs)

Untuk membetulkan informasi yang kurang jelas yang diperoleh darimetode lainnya.Pegawai mencatat apa yang ia lakukan setiap hari, beberapa waktu yangdipergunakan, kapan dimulai dan bila berakhir tiap tugas diselesaikan.Keuntungan dengan metode ini adalah :

a. Pegawai mungkin akan bekerja lebih baik.

b. Metode ini mengurangi waktu analisis jabatan dalam mengadakan observasi dan wawancara.

Kelemahannya :

a. Pada umumnya informasi yang diperoleh tidak lengkap, karena tidakmemasukkan data-data lain yang diinginkan, seperti hubungan-antar- pengawas, alat-alat yang dipergunakan, kondisi kerja, dan sebagainya.

b. Metode ini memakan waktu yang lama.

4. Pengamatan (observasi)

Mengadakan observasi atau pemeriksaan (auditing) tiap jabatan danmengadakan pembicaraan dengan pegawai- pegawai pelaksana dankepala mereka. Metode ini dilakukan oleh analisis jabatan (job analysts)yang telah memperoleh pelatihan secara khusus.

Keuntungan metode ini adalah ;

a. Adanya keseragaman, baik dalam informasi yang dikumpulkan, maupun dalam standar yang dipergunakan untuk menilai kecakapan, pengetahuan, pendidikan, tanggung jawab, dan kondisi kerja.

b. Informasi yang diperoleh lebih lengkap dan lebih teliti.

Kelemahannya :

a. Apabila pengamatan itu dilakukan hanya dalam dalam kurun waktu-waktu tertentu, misalnya seminggu sekali atau sekali sebulan, makaanalisis jabatan tidak memperoleh informasi yang lengkap.

10. Klasifikasi Pekerjaan (Job Classification)

Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan, baik untuk sektor publik maupun sektor swasta, didasarkan atas beberapa faktor, diantaranya adalah:

1. Masukan informasi, dimana dan bagaimana pekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.

2. Proses mental, pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, perencanaan dan aktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan.

3. Output pekerjaan, aktifitas fisik apa yang dilakukan oleh pekerja, dan alat apa yang dipakai oleh para pekerja?

4. Relasi dengan orang, relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan?

5. Konteks pekerjaan, dalam kontek fisik dan sosial apa pekerjaan dilaksanakan?

6. Metode kerja, metode atau teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan?

7. Ciri-ciri pekerja, ciri-ciri kepribadian atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan?

11. Politik Reklasifikasi (The Politics Of Reclassification)

Daya tangkap politik mempengaruhi fungsi-fungsi alokasi dari analisis pekerjaan dengan cara mendeskripsikan ramifikasi politik mengenai dua jenis keputusan reklasifikasi, yaitu:

a. reklasifikasi yang menyebabkan perubahan dalam gaji

b. reklasifikasi yang menyebabkan perubahan status dari suatu posisi pelayanan sipil yang telah diklasifikasikan dalam unit hasil kompromi bersama keposisi yang dikecualikan atau di luar unit kompromi. (Gomes, 2003, hal. 103)